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Order to Cash (O2C): Optimierungspotenziale im Unternehmen
Wie Order to Cash (O2C) in Unternehmen effizient funktioniert
Order to Cash ist zentraler Geschäftsprozess-Bestandteil vieler Unternehmen und umfasst den gesamten Ablauf von der Auftragserteilung bis zur Zahlungseingangsverbuchung.
Effizienz in diesem Prozess ist essenziell, da Verzögerungen oder Fehler negative Auswirkungen auf die Liquidität und Kundenzufriedenheit haben können. Die beiden Finanz-Experten Hendrik Welzel und Dr. Thomas Rätscher geben Einblicke, worauf im B2B-Segment besonders zu achten ist.:
Hendrik Welzel ist Finanzdirektor mit einem stringenten Ansatz: Klare Strukturen und Prozesse schaffen, optimieren, messbare Erfolge erzielen und immer den Fokus auf nachhaltige Unternehmensentwicklung setzen.
Nach Exzellenz und Innovation streben, um seinen Kunden stets die besten Lösungen zu bieten ist die Philosophie von Dr. Thomas Rätscher. Er ist langjährig erfahrener Interim Manager und spezialisiert auf die Optimierung von Finanzprozessen, Management und die Entwicklung effizienter Strukturen und Prozesse.
„Cash ist für jeden CFO einer der wesentlichen Treiber, da insbesondere die Kapitalmärkte komplexer werden. Unternehmen müssen ihren Cash optimieren und das betriebsnotwendige Kapital möglichst niedrig halten.“
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„Der O2C-Prozess sollte so einfach wie möglich sein und den Kunden von der Bestellung hinleiten, mithilfe von Marketing und Leadgenerierung auf die Webseite bringen, und dann den Checkout-Prozess klar leiten. Es sollte alles von der Auswahl bis zur Bezahlung möglichst einfach gestaltet werden.“
Die häufigsten Stolpersteine im O2C-Prozess
Viele Unternehmen kämpfen mit Verzögerungen und Reibungsverlusten im Order-to-Cash-Prozess. Ein häufiges Hindernis ist der schleppende Zahlungseingang, der direkt auf die Liquidität einwirkt. Zudem sorgen ineffiziente Prozesse in der Auftragsbearbeitung für hohe Kosten und Frustration. Besonders kritisch sind Medienbrüche zwischen verschiedenen Systemen und manuelle Eingriffe, die Fehlerquellen und Zeitverluste begünstigen.
Digitalisierung als Schlüssel zur Effizienzsteigerung
Die Automatisierung des O2C-Prozesses bietet enorme Chancen zur Effizienzsteigerung. Durch den Einsatz moderner ERP-Systeme und KI-gestützter Software können manuelle Arbeitsschritte reduziert und Medienbrüche vermieden werden. Besonders in der Rechnungsverarbeitung und im Mahnwesen ermöglichen digitale Lösungen eine signifikante Reduktion der Bearbeitungszeiten. Unternehmen, die konsequent auf Automatisierung setzen, profitieren von einer besseren Cashflow-Steuerung und einer höheren Kundenzufriedenheit.
„Klare Kundenverhältnisse ist eine der großen Herausforderungen, aber auch einer der größten Leverage Effekte, die man im O2C im B2B Bereich haben kann.“
Datenanalyse und Transparenz als Erfolgsfaktoren
Eine datengetriebene Analyse der O2C-Prozesse hilft Unternehmen, Schwachstellen frühzeitig zu erkennen und gezielt gegenzusteuern. Transparenz über offene Posten, Kundenverhalten und Prozesszeiten ermöglicht eine proaktive Steuerung. Viele Unternehmen nutzen mittlerweile Dashboards und Business-Intelligence-Tools, um in Echtzeit den Status von Bestellungen und Zahlungen zu überwachen. Dies erleichtert es, Engpässe vorherzusehen und frühzeitig zu handeln
Kundenzentrierung und Prozessharmonisierung
Neben der Effizienzsteigerung sollte der O2C-Prozess auch die Kundenerwartungen in den Mittelpunkt stellen. Eine einfache und reibungslose Bestell- und Zahlungsabwicklung trägt wesentlich zur Kundenbindung bei. Einheitliche Prozesse über alle Vertriebskanäle hinweg helfen, Fehler zu vermeiden und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Unternehmen, die ihren O2C-Prozess konsequent auf die Bedürfnisse ihrer Kunden ausrichten, sichern sich langfristige Wettbewerbsvorteile.
„Es ist wichtig, dass man jedes individuelle Projekte zu einer Cash-Flow-Planung macht. Diese sollte im Verlauf des Projektes möglichst neutral oder positiv sein. Genauer gesagt, kriegt man die Lieferanten- und Subunternehmer Rechnung später, als die Rechnung, die man dem Kunden in Rechnung stellt. So generiert man automatisch einen positiven Cash Flow was im Projektgeschäft wichtig ist.“
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